こんにちは！

栃木県宇都宮市を中心にオフィスの環境づくりのサポートをしている宇都宮オフィスづくりセンターです。

フリーアドレス導入について、ポイントをまとめました。

・興味はあるものの導入に至っていない

・自社のワークスタイルに合っているのか

・具体的に何を準備すれば良いのか

・フリーアドレスをどのように活用すれば良いか

など、考えるきっかけになればと思います。

◆フリーアドレスとは？

オフィス内に個人の席を固定せず、業務内容に合わせて自分の好きな席で働くワークスタイルです。

無線LAN環境を用意し、従業員はノートパソコン、携帯電話などを使用して仕事を行います。

フリーアドレスというと、デスクの共有化によってスペースの有効活用という印象が強いかもしれません。

ですが、ABW（Activity Based Working）が浸透し、『時間』と『場所』を自由に選択できる働き方を推進する職場において、

フリーアドレスはその一環として有効な手段となっています。

◆導入のメリット

・組織変更、人数の変動に柔軟に対応できる

個人の席が固定されていない為、レイアウト変更工事が必要になりません。また、フリーアドレスでは全員分の

デスクを確保しない前提となることが多く、スペースを有効活用できます。

・コミュニケーション促進

日によって組織や立場の異なる様々な人と接して会話ができる為、新たな情報・発想が得やすくなります。

また、社内での別の部署の顔見知りが増えることで、組織の壁が低くなることも期待されます。

・自律的な働き方の促進

自分が集中しやすい場所を選択したり、その日の仕事に必要なものや環境を考えて仕事に向かうことになる為、

自律的に仕事を組み立てて取り組むことができます。

◆導入への課題

・部署内の管理

誰が、どこで仕事をしているのかが見えにくく、業務の進捗管理やフォローがスムーズに行えなくなることがあります。

連絡・連携が滞らないよう、ビジネスチャットの使用や短時間のオンラインミーティングを取り入れるなど、

円滑なコミュニケーションの強化を意識する必要があります。

・個人デスクと比べて、個人の負担が増える

フリーアドレスでは、個人の荷物を持ち歩き、使用後にはデスクに何もない状態に戻さなければいけないなど、

それまで必要なかった管理面の負担が増えるケースがあります。

・セキュリティ面

それまで自席に保管していた重要な書類などを持ち歩くことになる為、紛失・盗難などのリスク回避が必要です。

可能な書類はペーパーレス化したり、個人ロッカーを設置して必要な書類だけを持ち出せるようにするなど工夫しましょう。

◆フリーアドレスと併せて準備したいこと

・ペーパーレス化

固定席のような個人用のワゴンが無い為、書類はデスク以外で管理し、持ち出して使用することになります。

個人で書類を管理する負担を減らすため、書類のデジタル化をお勧めします。

クラウド上で必要な情報を共有するなど、デジタル化によって管理面・セキュリティ面での対策をしましょう。

・パーソナルロッカー，モバイルバッグ

個人の書類やパソコンなどを保管しておくのにパーソナルロッカーを使用します。

ロッカーは書類を投函できるものや、PCが充電できるものなどがあります。

パーソナルロッカーに保管した、個人用の荷物を持ち運ぶときに、モバイルバッグがあると便利です。

・個人ブース

フリーアドレスで周囲の目や話し声などにより、プライバシーが保たれにくくなります。

機密性のある仕事やWeb会議、集中力を要する仕事をしたいときの為に、個人ブースなど効率向上の工夫がおすすめです。

◆フリーアドレスに適した業種

得意先への外出の多い職種や、社内にいても会議などが多い職種にはフリーアドレスが向いています。

フレックスや直行直帰がすでに行われている場合、フリーアドレスを導入しやすくなります。

一方、紙での書類管理が多くペーパーレス化しにくく情報漏洩などのリスクが高い職種には不向きです。

フリーアドレスはモノや配置を変えるだけでなく、明確な目的を社員一人ひとりに浸透させ、無理なく運用できる

仕組みを構築したり、働きやすいツールを用意したりし、社内で共有していくことが重要です。

スムーズな導入・運用の為に、万全の準備をしていきましょう。

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